Một hệ thống truy xuất nguồn gốc hoàn chỉnh đòi hỏi việc áp dụng mã GLN để định danh các bên tham gia vào chuỗi cung ứng. Mã GLN có thể trả lời cho câu hỏi "ai" (who) thông qua mã định danh pháp nhân và mã định danh chức năng, và "ở đâu" (where) thông qua mã định danh địa điểm vật lý và địa điểm số. Việc triển khai mã GLN giúp đảm bảo rằng mọi vị trí trong chuỗi cung ứng đều có thể được xác định và theo dõi một cách chính xác.

Quá trình triển khai mã GLN bao gồm các bước cơ bản như xác định và phân loại các địa điểm cần định danh, đăng ký và cấp mã GLN, và cập nhật thông tin khi có thay đổi. Các tổ chức và doanh nghiệp cần nắm vững quy trình này để đảm bảo việc áp dụng mã GLN được thực hiện đúng quy định và hiệu quả.

Để bắt đầu, tổ chức hoặc doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, theo các quy định tại Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ. Quy trình này bao gồm việc nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính, và kê khai thông tin theo quy định. Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận tối đa 3 năm kể từ ngày cấp.

Sau khi nhận được mã GLN, các tổ chức và doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các địa điểm cần định danh. Đối với mỗi địa điểm, cần xem xét các yếu tố như địa chỉ cụ thể, chức năng của địa điểm, và các thông tin liên quan khác để đảm bảo rằng mã GLN được gán đúng và duy trì tính chính xác của thông tin. Các địa điểm có thể bao gồm từ các cơ sở sản xuất, kho bãi, văn phòng, đến các địa điểm giao nhận hàng hóa.

Việc sử dụng mã GLN trong quản lý chuỗi cung ứng mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Trước hết, nó giúp tăng cường tính minh bạch và khả năng theo dõi trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Khi mỗi địa điểm được định danh rõ ràng, việc theo dõi và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn, từ đó giảm thiểu sai sót và rủi ro liên quan đến thông tin không chính xác. Ngoài ra, mã GLN còn giúp cải thiện hiệu quả quản lý kho bãi và vận chuyển, nhờ khả năng theo dõi chính xác vị trí và trạng thái của hàng hóa.

Để duy trì hiệu quả của hệ thống mã GLN, các tổ chức và doanh nghiệp cần đảm bảo rằng thông tin về các địa điểm luôn được cập nhật kịp thời. Điều này bao gồm việc cập nhật khi có sự thay đổi về địa chỉ, chức năng, hoặc thông tin liên lạc của các địa điểm. Việc duy trì tính chính xác của thông tin không chỉ giúp cải thiện khả năng quản lý mà còn đảm bảo rằng hệ thống truy xuất nguồn gốc luôn hoạt động hiệu quả.

Một trong những thách thức lớn trong việc triển khai mã GLN là đảm bảo sự tuân thủ và phù hợp với các quy định tiêu chuẩn và pháp luật hiện hành. Các tổ chức và doanh nghiệp cần nắm vững các quy tắc và hướng dẫn của GS1, cũng như các quy định pháp luật liên quan, để đảm bảo rằng việc triển khai mã GLN được thực hiện đúng đắn và hợp pháp. Việc tuân thủ này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động mà còn giúp nâng cao uy tín và độ tin cậy của tổ chức trong mắt các đối tác và khách hàng.

Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét khi triển khai mã GLN là tác động của nó đối với các mã định danh khác. Trong một hệ thống truy xuất nguồn gốc phức tạp, mã GLN thường được sử dụng kết hợp với các mã định danh khác như mã số mã vạch sản phẩm (GTIN), mã đơn vị vận chuyển (SSCC), và các mã định danh khác. Việc đảm bảo rằng các mã định danh này được sử dụng một cách nhất quán và chính xác là điều cần thiết để duy trì hiệu quả của hệ thống truy xuất nguồn gốc.

Ngoài ra, các doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý thông tin tích hợp để đảm bảo rằng mã GLN và các mã định danh khác được quản lý một cách hiệu quả. Hệ thống này cần có khả năng lưu trữ, xử lý và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Việc áp dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin địa lý (GIS) và các công cụ phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics) sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin từ hệ thống mã GLN.

Một điểm quan trọng khác là đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên về việc sử dụng mã GLN và các quy trình liên quan. Các tổ chức cần tổ chức các khóa đào tạo và hội thảo để giới thiệu về mã GLN, hướng dẫn cách sử dụng và quản lý mã, cũng như giải đáp các thắc mắc và cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên. Việc đào tạo không chỉ giúp nâng cao năng lực quản lý của nhân viên mà còn đảm bảo rằng họ có thể sử dụng mã GLN một cách hiệu quả và đúng đắn trong công việc hàng ngày.

Một yếu tố không thể bỏ qua trong việc triển khai mã GLN là sự hợp tác và phối hợp giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng. Để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả của hệ thống mã GLN, các tổ chức cần thiết lập các kênh liên lạc và hợp tác chặt chẽ với các đối tác, nhà cung cấp, và khách hàng. Việc chia sẻ thông tin và phối hợp trong việc quản lý và sử dụng mã GLN sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn bộ chuỗi cung ứng.

Cuối cùng, để đảm bảo rằng hệ thống mã GLN luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của thị trường, các tổ chức cần thực hiện các hoạt động kiểm tra và đánh giá định kỳ. Việc kiểm tra và đánh giá sẽ giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề kịp thời, đảm bảo rằng hệ thống mã GLN luôn được duy trì và cải tiến liên tục. Các tổ chức cũng cần theo dõi và cập nhật các quy định và hướng dẫn mới của GS1 và các cơ quan quản lý liên quan để đảm bảo rằng việc triển khai mã GLN luôn tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu mới nhất.

Tóm tắt quy trình đăng ký và cấp mã GLN: Thực hiện thủ tục đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ.

• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Gồm đơn đăng ký, giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập, và các tài liệu liên quan khác.
• Nộp hồ sơ: Hồ sơ được nộp tại Bộ phận một cửa của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (sau 1/6/2024 được gọi là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia) hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính.
• Thẩm định hồ sơ: Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (sau 1/6/2024 được gọi là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia) tiến hành thẩm định hồ sơ, xác minh tính hợp lệ và đầy đủ của các tài liệu.
• Cấp giấy chứng nhận: Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (sau 1/6/2024 được gọi là Ủy ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia) sẽ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
• Thông báo và nhận giấy chứng nhận: Doanh nghiệp nhận thông báo kết quả và nhận giấy chứng nhận tại nơi nộp hồ sơ hoặc qua đường bưu điện.
• Gia hạn giấy chứng nhận: Sau 3 năm, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục gia hạn để tiếp tục sử dụng mã số mã vạch.

Trần Minh